Внедрение и автоматизация документооборота

    Программный продукт «1С:Документооборот 8» предназначен для решения задач выстраивания методологии и автоматизации учета документов, улучшения взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

    Обычными проблемами предприятия, ведущего только традиционный бумажный документооборот, являются  долгие процессы согласования  и движения документов,  затруднение поиска  и доступа к нужным документам, нередкие случаи  потери.

    Все это в итоге сказывается на процессах принятия управленческих решений и, соответственно, влияет на общую эффективность работы. 

    Решение данных проблем лежит в области внедрения систем электронного документооборота.

    В качестве базисного решения для  создаваемой информационной системы мы предлагаем типовое решение фирмы 1С:Документооборот.

    Для средних и крупных предприятий подойдет 1С:Документооборот 8 КОРП

Типовые цели и задачи внедрения документооборота

Типовые задачи:


  • Затягиваются сроки формирования и согласования документов, договоров

  • Документы теряются
  • Необходимо выстроить процессы согласования, сбора данных и оповещения
  • Низкая исполнительская дисциплина
  • Необходим инструмент контроля поручений
  • Необходимо обеспечить быстрый доступ к нужным документам
  • Предприятие на стадии внедрения системы менеджмента качества ISO 9000

Решение задач:
 

  • Автоматизация процесса разработки и согласования договоров
  • Автоматизация процесса согласования и ознакомления с внутренними документами (Служебные записки, Приказы, Протоколы совещаний, Докладные)
  • Автоматизация регистрации и обработка Входящей/Исходящей корреспонденции
  • Создание хранилища корпоративных документов и обеспечение коллективной работы над документами
  • Обеспечение управления и контроля доступа к служебным и коммерческим документам
  • Учет и контроль рабочего времени сотрудников
  • Контроль поручении и задач
  • Управление проектами, планирование и контроль работ

 

Функциональные возможности: 

Документооборот"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов;
  • оперативный доступ к документам с учетом прав;
  • регистрация входящих и исходящих документов;
  • просмотр и редактирование документов;
  • контроль версий документов;
  • работа с документами любых типов: офисными, текстами, изображениями, аудио- и видео файлами, документами систем проектирования, приложениями и т.д.;
  • полнотекстовый поиск по содержанию;
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
  • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Внедрение

Оптимальным решением для внедрения системы электронного документооборота будет использование технологии проектного внедрения.

Технология проектного внедрения - это технология, использующая каскадную модель реализации проекта, т.е. когда проект разбивается на этапы.  Этапы реализуются последовательно. Результат каждого этапа является входом  для планирования и оценки бюджета следующего этапа.

 

Объекты автоматизации (типичные)

Договоры:

  • С поставщиками основных материалов
  • С поставщиком прочих материалов
  • Поставки услуг
  • С покупателями
  • Прочие договоры

Письма (входящие и исходящие):

  • Поставщики
  • Покупатели
  • Гос. органы

Внутренние документы:

  • Приказы
  • Служебные записки
  • Протоколы совещаний
  • Докладные
  • Прочее

Роли (типичные)

  • Директор
  • Юрист
  • Руководитель подразделения
  • Специалист
  • Секретарь
  • Ответственный за документооборот

 

Типовые этапы проекта:

ЭтапыРезультат
1

Обследование

  • Анкетирование
  • Интервью
  • Наблюдение
  • Сбор информации
  • Отчет об обследовании
  • Описание бизнес-процессов
  • Модель предприятия «как есть»
2

Проектирование

  • Определение регламентов документооборота в компании
  • Обучение ключевых сотрудников Заказчика
  • Моделирование (разработка сквозного примера)
  • Разработка технического задания
  • Формализованные правила документооборота
  • Согласованная модель системы «как будет»
  • Техническое задание на адаптацию и расширение функциональных возможностей
  • Обучены ключевые сотрудники
3

Адаптация программы под специфику организации

  • Кодировка
  • Работы по техническому заданию реализованы
4

Тестовая эксплуатация

  • Тестирование системы с использованием реальных данных и контрольных примеров
  • Информационная система успешно прошла тестирование, выявленные замечания устранены
5

Запуск в промышленную эксплуатацию

  • Подготовка пользовательских инструкций
  • Обучение персонала
  • Постпусковое сопровождение
  • Закрытие проекта
  • Информационная система передана в промышленную эксплуатацию, цели проекта достигнуты
6

Сопровождение

  • Стабильно функционирующая система
 

Продукты

1C Документооборот 8

1С:Документооборот 8,разработанный на новой технологической платформе 1С:Предприятие 8.2, является преемником программного продукта 1С:Архив 3, который применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

1C Документооборот 8 КОРП

1С:Документооборот 8 КОРП ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины

Если у Вас остались вопросы, позвоните по телефону
+7 (347) 222-20-21 или

Демонстрация интерфейса:







Наши клиенты:

Просмотреть расширенный список клиентов

Сопутствующие решения:

Наши приемущества:

  • ЦЕНТР КОМПЕТЕНЦИИ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ
    Данный статус присваивается фирмой 1С партнером имеющим необходимый уровень компетенции и опыта реализации проектов автоматизации документоооборота
  • КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД
    В штате компании работает более 70 специалистов разных направлении (1C, SEO, WEB, 1С-Bitrix, IT и тд).
  • КОМПЕТЕНЦИЯ
    Являемся центр компетенции в различных отраслях (производству, строительству, торговле).
    Имеем специализированные статусы фирмы 1С и сертифицированные специалистов
  • ОПЫТ РАБОТЫ 12 ЛЕТ
    Более 12 лет на рынке.
    Лидеры в области внедрения 1С:Предприятие в РБ
  • 12 МЕСЯЦЕВ ГАРАНТИИ
    Мы гарантируем устранение выявленных недостатков в течении 12 месяцев после сдачи работ, за собственный счет.
  • СОПРОВОЖДЕНИЯ
    Важно не только разработать, но обеспечить качественную поддержку и сопровождение. Наша компания единственная в Уфе имеет статус "Центра сопровождения фирмы 1С".
подробнее о преимуществах

Оставить заявку

Контактное лицо:*

Телефон для связи:*

Ваши вопросы: