Документооборот

Главная › Решения › Документооборот

Обычными проблемами предприятия, ведущего только традиционный бумажный документооборот, являются  долгие процессы согласования  и движения документов,  затруднение поиска  и доступа к нужным документам, нередкие случаи  потери документов. Все это в итоге сказывается на процессах принятия управленческих решений и, соответственно, влияет на общую  эффективность работы. Решение данных проблем лежит в области внедрения систем электронного документооборота.

Типовые цели и задачи внедрения документооборота

• Автоматизация процесса  разработки и согласования договоров
• Автоматизация процесса  согласования  и ознакомления с  внутренними  документами (Служебные записки, Приказы, Протоколы совещаний, Докладные)
• Автоматизация регистрации и обработка Входящей/Исходящей корреспонденции
• Создание хранилища  корпоративных документов
• Обеспечение коллективной работы над документами
• Обеспечение управления и контроля доступа к служебным и коммерческим документам

Ожидаемые эффекты от внедрения системы электронного документооборота

• Повышение скорости согласования договоров и документов 
• Экономия времени сотрудников за счет:
  
  • оптимизации процесса согласования
  • возможности контроля над протеканием процессов
  • снижения потерь на коммуникации между подразделениями
• Повышение исполнительской дисциплины за счет внедрения инструментов контроля исполнения поручений

Объекты автоматизации (типичные)

Договоры:

• С поставщиками основных материалов
• С поставщиком прочих материалов
• Поставки услуг
• С покупателями
• Прочие договоры

Письма (входящие и исходящие):

• Поставщики
• Покупатели
• Гос. органы

Внутренние документы:

• Приказы
• Служебные записки
• Протоколы совещаний
• Докладные
• Прочее

Роли (типичные)

• Директор
• Юрист
• Руководитель подразделения
• Специалист
• Секретарь
• Ответственный за документооборот

Решение

В качестве базисного решения для  создаваемой информационной системы мы предлагаем типовое решение фирмы 1С: Документооборот

Внедрение

Оптимальным решением для внедрения системы электронного документооборота будет использование технологии проектного внедрения.

Технология проектного внедрения - это технология, использующая каскадную модель реализации проекта, т.е. когда проект разбивается на этапы.  Этапы реализуются последовательно. Результат каждого этапа является входом  для планирования и оценки бюджета  следующего этапа. Более подробнее см. ниже в разделе «Технологии внедрения»

Этапы проекта: