+7 (347) 222-20-21

Зачем бизнесу ЭДО и как его настроить?

15 Января 2020
Почему гигабайты бухгалтерии удобнее, чем тонны? Оправданы ли затраты на услуги оператора ЭДО? Такими вопросами задаются предприниматели. Которые уже зарегистрировали бизнес в ФНС и открыли расчетный счет. А тем временем, один из ваших клиентов работает только с ЭДО.



Что такое ЭДО, если объяснять на пальцах

ЭДО — процесс обмена документами в электронном виде: актами, счетами-фактурами, договорами и прочими. Электронный документ передается по зашифрованному каналу, который защищает данные от перехвата и подмены.

Все документы имеют юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. По статусу они равны бумажным документам с синей печатью и подписью. Это возможно благодаря использованию усиленной квалифицированной электронной подписи.

С технической точки зрения ЭДО — это система автоматизированных процессов, в которой пользователи создают, обрабатывают, передают и архивируют документы. В основе лежат две технологии: docflow и workflow. Первая регулирует движение файлов между структурными подразделениями учреждения. Вторая устанавливает порядок работы и позволяет разграничить права доступа к информации.

ЭДО нужно правильно организовать. Для этого придется разбираться с подписями, ПО и интернет-сервисами. Для экономии времени и нервов люди пользуются услугами операторов ЭДО. Они продают сложную услугу и обеспечивают обмен документами с контролирующими органами и контрагентами.

На ЭДО переходят ФНС, ФСС и другие госорганизации. Это подталкивает бизнес пользоваться электронными документами. В итоге те, кто остается верен бумажной бухгалтерии, теряет заказчиков.

Так стоит ли ЭДО потраченных денег?


Почему пользоваться ЭДО выгодно

Сервисы ЭДО — не бесплатное удовольствие. Хотя производители бухгалтерского ПО проводят акции: где-то бесплатно дают попробовать сервис новичкам, где-то — пользователям других продуктов компании. Операторы не боятся растерять потенциальных клиентов после акционного периода. Все равно рано или поздно клиент перейдет с бумаги на «электронку». Причин для этого немало.

Экономит деньги. Бизнесмен покупает электронные услуги, но экономит на бумаге, расходных материалах, обслуживании копировальной техники, на курьерской доставке. ЭДО можно наладить с контрагентом на другом конце страны, даже если он подключен к другому оператору.

Экономит время. Бизнесмен и сотрудники мгновенно обмениваются документами внутри фирмы и с контрагентами. Подписывать документы можно на ходу с ноутбука, планшета или смартфона.

Избавляет от ошибок. В сервисы ЭДО встраивают форматно-логический контроль стандартных документов и их форматов. Пользователю остается верно внести индивидуальные реквизиты и значения.

Следит за документами. ЭДО мгновенно определяет, на каком этапе находится документооборот. Всегда можно узнать, где завис счет или у кого сейчас отчет. Для больших компаний есть и другой плюс: роли сотрудников четко распределены и можно оценить, кто и как выполняет работу.

Экономит место. Все документы хранятся в электронном архиве — они не потеряются, не сгорят и не испортятся. Печатать и хранить их в бумажном виде не нужно. Первичные учетные документы можно составлять на бумаге и в электронном виде. Об этом гласит пункт 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Первичные бухгалтерские документы должны храниться в среднем пять лет — все зависит от их вида. Электронные документы являются юридически значимыми оригиналами. Их можно не дублировать на бумаге. Бумажные копии нужны только в случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено, что первичный документ предоставляется бумажном виде.

Взвесим все за и против. Кипу бумаг хранить ему особо негде, да и с ноутбука проще вести дела. А вдруг заказчик будет из соседнего региона? А вдруг почта потеряет письмо с документами? Решено.  


Можно ли обойтись без оператора ЭДО

Если компания решит обойтись без посредников и организовать ЭДО самостоятельно, то придется:

  1. приобрести электронную подпись в удостоверяющем центре;

  2. купить несколько программ у разных организаций и попробовать их в деле;

  3. настроить рабочие места;

  4. обучить сотрудников работе с ЭДО.


И если с документами или отчетностью возникнут проблемы, разбираться с контрагентами придется самой компании. Поэтому бизнесмены чаще всего выбирают оператора и делегируют ему организацию и поддержку сервиса ЭДО. Задача оператора — наладить правильную работу сервиса.


Как наладить ЭДО

Чтобы наладить ЭДО, нужно обсудить с оператором сколько стоит подключение и в какие сроки оно будет выполнено. Затем заключить соглашение. Так компания может наладить ЭДО в три шага:

  1. купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ);

  2. оплатить сервис ЭДО и зарегистрироваться в нем;

  3. заключить с госслужбами и контрагентами договор об использовании ЭДО.


На первых этапах многое зависит от пользователя. Важно правильно заполнить заявки, предоставить оператору документы, оплатить счет и посетить удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи. Последнее нужно, чтобы злоумышленники не могли оформить подпись на другого человека. Часто операторы ЭДО выполняют функции таких центров и выдают подписи через свою партнерскую сеть.

Идем в Удостоверяющий центр и получаем свою электронную подпись. Теперь документы обретут юридическую значимость. После этого едем к оператору ЭДО и подписываем соглашение и договор. Теперь всеми операциями заведует оператор. Он обеспечивает доставку электронных документов.


Внутри фирмы

Чтобы ввести ЭДО в компании, нужно позаботиться, чтобы рабочие места были оборудованы компьютерами с лицензионными ПО. Затем руководителю нужно разработать локальные акты, которые регулируют документооборот внутри компании, и издать приказ об использовании ЭДО.

Электронные документы составляют и согласовывают по общим правилам делопроизводства. Они должны иметь те же реквизиты, что и аналогичный документ на бумаге. Разница — оттиск физической печати.


С контрагентами

Когда предприниматель переходит на ЭДО, он должен заключить соглашение с клиентами и контрагентами. Согласно приказу Минфина № 174Н необходимо, чтобы оба участника документооборота были согласны на обмен. Далее нужно отправить контрагенту приглашение в электронном виде из своей системы ЭДО и дождаться положительного ответа.

Счета-фактуры составляют в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии технических средств для приема и обработки этих счетов.

Платежные документы можно передавать контрагенту только через оператора ЭДО по защищенным каналам, тогда он будет иметь юридическую силу и может быть предоставлен по требованию ФНС.


ГК«Софт-Сервис» внедряет сервисы, которые соответствуют законодательным требованиям и обеспечивают информационную безопасность документов. Внедрение ЭДО


Возврат к списку