Подводим итоги года вместе с "1С:Документооборотом"

15.12.2015

Подводим итоги года вместе с "1С:Документооборотом"


    До окончания 2015 года остались считанные дни, и по традиции все компании будут подводить итоги уходящего года. В каждой компании подведение итогов проводится по-своему, а мы вам предлагаем посмотреть, как подводятся итоги в ГК «Меркурий», с помощью «1С:Документооборот». 

 1. Исполнительская дисциплина

В «1С:Документооборот» мы видим сколько задач было выполнено всего, сколько из них были выполнены не в срок. Также мы можем проследить загруженность каждого сотрудника и его производительность.

Например, Репин С.В., сотрудник проектного бюро, получил много задач и почти все выполнил. Его коллега Северянинов Н.П. тоже хорошо справляется с поставленными задачами, но у него их не так много, как у Репина, значит в следующем году часть задач проектного бюро следует передать Северянинову Н.П.

А у отдела снабжения задач совсем немного, и при этом большинство из них выполнены со срывами сроков.

Проведя анализ справки об исполнительской дисциплине на следующий год можно поставит следующие цели:

  • Не допускать просрочки больше чем 10% от общего числа задач. Для этого автоматически направлять руководителям подразделений и группе контроля в определенный день отчет, например, по пятницам.
  • Некоторые подразделения и сотрудники отличаются большим количеством невыполненных и просроченных задач. В связи с этим необходимо планировать активность данных подразделений и сотрудников вместе с руководителями, и при необходимости принять организационные меры, например перераспределение задач, прием новых сотрудников и т.п. 

 2. На что мы потратили рабочее время?

Проведя анализ затрат времени по видам работ, мы видим, что сотрудники секретариата затратили на совещания наибольшую часть рабочего времени. Это излишние затраты, и планируя следующий год, чтобы сократить соответствующие трудозатраты в 2 раза, мы ставим цели:

  • Вести учет всех совещаний, встреч и мероприятий в программе "1С:Документооборот".
  • Упростить обработку типовых документов. Например, документы разделим на типовые и нетиповые. Типовые документы будем обрабатывать по упрощенной схеме.

3. Договорная работа

Благодаря статистики работ над документами, мы может проследить, сколько времени затрачивается на каждый этап работы с договорами, в среднем время обработки договора составляло 20 дней, из них 15 дней уходит только на согласование.

Статистика длительности процессов по согласованию договоров показывает, что набольшее количество времени затрачивается на согласование документов с контрагентами.  

Цель на следующий год - сократить время, затрачиваемое на обработку договоров.

  • Провести обучение ответственных менеджеров ГК "Меркурий" и контрагентов для повышения квалификации, и сокращения времени, которое затрачивается на обработку договоров.
  • Разделить договоры на типовые и нетиповые, сократить сроки согласования типовых договоров до 7 дней, нетиповых - до 10 дней. Для этого пересмотреть схемы обработки документов, списки согласующих лиц и упростить регламент внесения и обработки замечаний к согласовываемым документам.
  • Перейти на использование мобильного "1С:Документооборота", чтобы ключевые сотрудники могли принимать участие в согласовании документов, даже находясь не в офисе.

4. Незавершенные дела

Некоторые документы не завершили свой жизненный цикл, выпали из обработки и не были переданы никому из сотрудников. Такие документы означают для нас потерю возможностей, срыв договорных обязательств.

На будущее мы планируем автоматизировать отправку отчетов о "зависших" документах ответственным за контроль расписания в определенный день, например, по понедельникам.

Также автоматически будет рассылаться отчет сотрудникам, ответственным за договорную работу, для получения от контрагентов наших экземпляров договоров и закрывающих документов. 

5. Подготовка к переходу на новый год в "1С:Документооборот"

На следующий год мы поставили себе новые цели. И чтобы быть готовыми к новому году нужно не забыть:

  • Составить и утвердить номенклатуру дел на следующий год;
  • Закрыть текущую номенклатуру дел, сформировав итоговую запись дел;
  • Провести экспертизу ценности документов - рассмотреть документы с истекшими сроками хранения, определить подлежащие уничтожению и те, хранение которых будет продолжено;
  • Выделить новые виды документов или упразднить неиспользуемые;
  • Актуализировать правила обработки документов (пересмотреть схемы и сроки обработки документов, необходимость подписания документов электронной подписью);
  • Оформить рабочие графики на 2016 год;
  • Проверить параметры запуска регламентных работ (повторение процессов, регламентные задания и т.п.);
  • "Закрыть" журналы регистрации за 2015 год. Нумерация документов начнется в новом году с "1".

На примере ГК "Меркурий" мы увидели, как с помощью "1С:Документооборота" можно подвести итоги уходящего года и построить планы на грядущий. 

Желаем и вашей компании достичь ощутимых результатов деятельности в новом году! А "1С:Документооборот" станет эффективным инструментом достижения этой цели.

Чтобы получить ответы на имеющиеся у вас вопросы и получить подробную консультацию позвоните специалистам ГК "Софт-Сервис" по телефону горячей линии +7 (347) 248-90-48.


Возврат к списку